¿Por qué tu empresa necesita trabajo colaborativo?

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Tu empresa debe actualizar el modo de operar para lograr sus objetivos y responder con eficacia a las necesidades de consumidores cada vez más exigentes e informados.
Por estos motivos, es indispensable que adoptes soluciones digitales que favorezcan el trabajo colaborativo y capacites a tus trabajadores para que las aprovechen al máximo.

¿Qué son las herramientas tecnológicas de colaboración?

Son aplicaciones que, en su mayoría, operan por computación en la nube (servidores conectados a través de una red virtual en Internet), funcionan en todos los dispositivos móviles, posibilitan alojar y compartir información entre los usuarios; también hacer cambios en línea, en tiempo real y de manera simultánea.
Los ejemplos más claros de este tipo de software son las herramientas digitales del paquete de aplicaciones web de Google conocido como Workspace: Gmail, Google Drive y Google Calendar, por mencionar algunas.

Ventajas de usar herramientas de trabajo colaborativo en la empresa

1. Organizan la información

Contribuyen a gestionar, almacenar y compartir archivos por los usuarios, los cuales funcionan con permisos para ver, comentar o editar, por ejemplo. También da la facilidad de gestionar toda esa data por categorías, analizar la información en tiempo real y automatizar procesos.

2. Optimizan la comunicación

Funcionan como plataformas de trabajo que favorecen el intercambio de conocimientos y estrategias entre diferentes áreas de tu organización, tal como explica el portal Universia.
Permiten enviar mensajes personalizados o automatizados, hacer videoconferencias y grabarlas para compartirlas con quienes no hayan podido conectarse en el momento, entre otras funciones.

3. Mejoran la experiencia del cliente

Asimismo, si tu empresa ofrece servicios, puedes establecer contacto permanente con tus clientes y acortar los tiempos de respuesta a sus necesidades. Todo ello mejora la experiencia de compra del cliente con la marca y esto se traduce en mayores ganancias y un voto de confianza por de parte del consumidor.

4. Agilizan los procesos

Posibilitan desarrollar múltiples actividades en menos tiempo. Por ejemplo, piensa en una reunión de trabajo compuesta por colaboradores presenciales y remotos. Además de grabar la sesión para registro y futuras consultas, puedes generar una minuta con todos los acuerdos en tiempo real y distribuirla entre los equipos inmediatamente.
Las tareas de registro, resguardo de datos y envío de correos que normalmente toman tiempo, son resueltas simultáneamente y tu equipo dedica ese tiempo a labores más estratégicas.

5. Empoderan al equipo

El uso de las aplicaciones digitales para trabajos colaborativos da mayor autonomía a tus colaboradores. Por ejemplo, cualquier miembro puede programar una reunión a través de un calendario interactivo, donde cada persona tiene un panorama general o detallado de la agenda de la organización.

6. Incrementan la productividad

Asigna tareas, monitorea los avances e identifica el ritmo en que las diferentes áreas de tu organización trabaja. De esta forma, los procesos siguen organizados y hay una forma muy visible de notar el desarrollo de cada actividad.
De hecho, las aplicaciones digitales para el trabajo colaborativo aumentan la productividad entre 20 y 30%, según el compendio de datos y tendencias sobre colaboración online 2019-2020, difundido por el sitio Finances Online.
Ahora bien, ¿con qué herramientas es posible obtener estos beneficios? Conoce ahora las soluciones digitales más adecuadas para tu empresa, según su tamaño y necesidades.

¿Por qué necesitas una plataforma de trabajo colaborativo y en la nube?

Beneficios de una plataforma de trabajo colaborativo en la nube

¿Qué significa colaborar en la nube?

Las ventajas competitivas que una herramienta en la nube aporta a las empresas, según la investigación “Future of cloud computing: 5 insights from new global research”, son:

  • Satisface necesidades de Tecnologías de Información (TI).
  • Ayuda a mejorar la eficiencia.
  • Mejora tiempos de respuesta y genera experiencias con clientes de manera fluida.
  • Transforma e influye positivamente en la cultura de la empresa.
  • Acelera el ritmo de la innovación.

Empresas de todos los tamaños confían en una solución en la nube para colaborar, tanto entre sus miembros como con los clientes, explica el informe “Make it work: the future of collaboration and productivity”, ya que:

Fortalece el trabajo en conjunto

En vez de que los colaboradores trabajen con documentos (de texto, presentaciones, hojas de cálculo, etc.) por separado e inviertan tiempo en armar versiones finales, permite que todos colaboren en uno solo al mismo tiempo y lo actualiza al instante.

Agiliza la planificación de reuniones

Permite consultar la disponibilidad de los demás compañeros para agendarlas, enviar notificaciones y recordatorios de forma automática con el evento programado y hasta definir lugar, fecha, hora (con posibilidad de ajustarse a diferentes zonas horarias), motivo y duración de la reunión.

Simplifica la operación

Brinda una experiencia optimizada al usuario ya que, al integrar varias herramientas, impide que los flujos de trabajo se interrumpan; permite trabajar en todas a la vez sin necesidad de introducir siempre datos de acceso. Por ejemplo, un vendedor crea un documento mientras agenda una reunión con su prospecto.

Propicia la comunicación desde cualquier lugar

Con un servicio basado ​​en la nube, los colaboradores obtienen la misma experiencia de sus aplicaciones comerciales y herramientas de comunicación (chats, video llamadas y correo, entre otros.) sea estén en la oficina, con un cliente, en un coworking o trabajando de forma remota; claro, siempre y cuando tengan acceso a Internet.

Asegura la información

Antes era necesario actualizar manualmente los softwares e instalar parches de seguridad en cada una de las computadoras que lo ejecutaban, ahora con una plataforma colaborativa en la nube, las actualizaciones de seguridad son automáticas. Un ejemplo es la estrategia de cifrado de Workspace, la cual protege datos en reposo y en tránsito.

Favorece el manejo de información

Debido a que un sistema de colaboración en la nube tiene gran capacidad de almacenamiento y usa inteligencia artificial, los colaboradores mantienen en un mismo lugar grandes volúmenes de datos y archivos, y acceder a ellos de forma rápida y sencilla con tan solo ingresar una palabra.

En este sentido, para que el salto de tu empresa hacia la nube sea completamente seguro es necesario seguir un proceso de implementación planificado.

¿Cómo trasladar el archivo físico a la nube?

gestión del papel a la nube con seguridad

Migra tu documentación y tus procesos de trabajo hacia la nube siguiendo este paso a paso:

Antes de dar el salto

  1. Digitaliza tus documentos.
  2. Analiza las opciones que existen en el mercado y elige de acuerdo a las necesidades de tu negocio (funcionalidades, espacio de almacenamientos), los objetivos que quieres alcanzar al implementar las herramientas de colaboración que te ofrecen los sistemas en la nube, la experiencia del proveedor, los servicios de soporte que ofrece y los costos.

Durante la mudanza

  1. Proporciona información y capacitaciones a los colaboradores que van a usar las herramientas del sistema en la nube.
  2. Clasifica los documentos y crea categorías para mantenerlos organizados.
  3. Gestiona los tipos de acceso para los distintos usuarios.

Ya en la nube

  1. Mantente al día con las actualizaciones que se presentan en el sistema (la mayoría se hacen de manera automática) y contacta a tu proveedor ante cualquier duda o necesidad que aparezca durante el uso.

¿Qué tan seguro es mover archivos desde la nube?

Hoy en día la tecnología de protección de bases de datos está más avanzada que nunca (y los esfuerzos para blindar la seguridad de la información que se mueve en la red nunca dejan de evolucionar), por lo que es difícil que la seguridad de la información de tu empresa o tus colaboradores sea vulnerada, a menos que sean los propios usuarios del sistema los que incurren en prácticas indebidas.

De hecho, según la prestigiosa consultora de empresas Gartner, hacia el 2025, el 90% de los errores de seguridad en la nube se deberán a manejos indebidos por parte de los usuarios en las mismas empresas.

¿Cómo identificar los estándares de seguridad de un proveedor?

En este caso es crucial el Acuerdo de Nivel de Servicios (ANS) al que llegues con el proveedor, pues en esta parte del contrato tú y tu proveedor especifican las responsabilidades, así como las sanciones que se producirían si alguna de las partes queda en falta.

En el ANS, tu proveedor tiene que dar toda la información concerniente a estos 4 factores señalados en la guía “Cloud Computing. Una guía de aproximación para el empresario”, que elaboró el Instituto Nacional de Ciberseguridad (España):

1. Rendimiento

Disponibilidad, tiempo de respuesta, soporte, etc.

2. Seguridad

Autenticación, autorización, criptografía, auditorías y verificación de la seguridad, gestión de vulnerabilidades, entre otros.

3. Tratamiento de datos

Clasificación, respaldo, ciclo de vida y portabilidad.

4. Privacidad

Estándares y mecanismos de certificación, códigos de conducta, transparencia, ubicación geográfica y control de accesos, por lo menos.

Asimismo, cuando compares las ofertas de los distintos proveedores, cerciórate de que estén certificados según las normas ISO 27001, 27017 y 27018, que son los principales estándares de ciberseguridad y garantizan el buen tratamiento de la información que se aloja en la nube, detalla la compañía de servicios tecnológicos de gestión de contratos Webdox.

Una vez con sabiendo esto, ¿cuál es la plataforma colaborativa que te permitirá aprovechar los beneficios de trabajar en la nube? Ahora entramos en detalles.

Workspace vs Office 365: ¿Cuál es mejor?

G Suite vs Office 365

Si bien las dos plataformas se enfocan en facilitar el trabajo desde la nube, la más adecuada comunicación y el manejo de información, debes saber que no cuentan con las mismas aplicaciones ni funcionalidades. Aquí te explicamos sus diferencias.

Servicio de almacenamiento

En el caso de Workspace, el almacenamiento disponible tanto en correo electrónico como en Google Drive es:

  • Business Starter: 30 GB

  • Business Standard: 2 TB

  • Business Plus: 5 TB

  • Enterprise: ilimitado

En Office 365, la disponibilidad de almacenamiento es independiente entre OneDrive y el correo empresarial y solo ofrece espacio ilimitado en sus propuestas más avanzadas:

  • Office 365 Empresa: 1 TB en OneDrive.
  • Office 365 Empresa Premium: 1 TB en OneDrive y 50 GB en correo.
  • Office 365 Empresa Essentials: 1 TB en OneDrive y 50 GB en correo.
  • Office 365 ProPlus: 1 TB en OneDrive.
  • Office 365 E1: 1 TB en OneDrive y 50 GB en correo.
  • Office 365 E3: ilimitado en OneDrive y 100 GB en correo.
  • Office 365 E5: ilimitado en OneDrive y 100 GB en correo.

Soluciones para el trabajo y la colaboración

Desde el Drive de Workspace tienes oportunidad de acceder a un procesador de texto, hojas de cálculo, formularios, presentaciones, creador de sitios web, una plataforma de codificación y notas de tareas.

En OneDrive de Office 365 trabajas con Word, Excel y Power Point si trabajas en línea, pero si no tienes conexión a Internet debes usar sus herramientas de escritorio.

A pesar de que las opciones de Office 365 disponen de características avanzadas para personalizar documentos, la poca capacidad de almacenamiento en la mayoría de sus paquetes le juega en contra, por lo que muchos terminan usando sus versiones offline, disminuyendo así la colaboración sincronizada.

Por su parte, Workspace va contra la creación de miles de versiones para un mismo documento; gracias a su potencia de almacenamiento es posible colaborar de forma ordenada y en tiempo real en un mismo archivo, facilitando así el trabajo en equipo.

Canales de comunicación

Con Workspace dispones de correo Gmail, calendario para agendar reuniones, Hangouts - Meet y chat- para hacer videollamadas y enviar mensajes directos; Currents funciona como una red social empresarial.

En el caso de Office 365, la comunicación se da a través de correo Outlook y Exchange, videollamadas y chats con Teams, videos con Stream y su red social corporativa Yammer.

En este caso la ventaja la lleva G Suite porque todas sus herramientas de comunicación están disponibles desde su paquete más básico, contrario a Office 365 que provee todas solo en sus versiones para grandes empresas.

Arquitectura

En cuanto al desarrollo de estas plataformas, Workspace está creada 100% en la nube, lo que significa que todas sus herramientas se integran entre sí y accedes a ellas desde cualquier navegador web. En cambio, algunas de las que ofrece Office 365 necesitan instalarse por separado porque combina arquitectura en la nube y local, por ejemplo su paquetería de documentos y Skype Empresarial.

Asimismo, con la solución de Google las actualizaciones en las herramientas y seguridad se realizan por sí solas, sin necesidad de que los colaboradores o un equipo de TI pierdan tiempo en hacerlo. Con Office sucede lo opuesto, hay que actualizar siempre aparte.

Velocidad de conexión

¿Sabías que subir y descargar archivos en Drive es 96% más rápido que hacerlo con la solución de Microsoft? ¿O que los cambios en tiempo real de los documentos en Drive se reflejan un 96% más rápido que en OneDrive? Así lo declaran los reportes “A cloud abroad in Paris” y “Not all clouds are created equal”, de Principled Technologies.

En este sentido, Workspace tiene mayor eficiencia en el manejo de la información y brinda una mejor experiencia a los usuarios al trabajar con archivos.

Mantenimiento

Workspace se basa en:

  • Redundancia de Datacenter: los centros de datos que resguardan la información se replican de forma segura en dispositivos de almacenamiento y distintas ubicaciones, considerando los riesgos geológicos y geopolíticos.
  • Mantenimientos planeados: los datos se escriben entre más de 3 servidores en el nivel OS y se respaldan a medios sin conexión, lo que implica que el servicio esté siempre disponible.

Por su parte, Office 365 realiza un proceso de mantenimiento con ciertas particularidades:

  • Mantenimientos planeados: los clientes son notificados en el panel de control 5 días antes, a más tardar, lo que implica cortes en el servicio.
  • Divulgación de información cerrada: ante cambios, no divulga las disponibilidades del servicio directamente con los clientes.

Seguridad

Algunas medidas de protección de Workspace son:

  • El acceso a los centros de datos de Google está protegido con: tarjetas de acceso electrónico personalizadas, vallas perimetrales, detectores de metales, sistemas biométricos y detección de intromisión por láser, como ves en este video en su canal de YouTube.
  • La encriptación de Workspace se da en todo momento, cuando la información está en los discos, almacenados en soportes de copia de seguridad, mientras se trasladan por Internet, o entre diferentes centros de datos.

Entre las que Office 365 ofrece a través de Microsoft son:

  • Para acceder a los centros de datos de Microsoft se requiere aprobación en el perímetro de la instalación y del edificio, dentro del edificio y en el piso del centro de datos.
  • Proporciona cifrado de archivos y buzones, y soluciones de encriptación que administras y controlas.

Workspace sobrepasa los beneficios de efectividad, comodidad y rapidez debido a que se mantiene en el camino de la colaboración en tiempo real desde la nube.

Principales funciones de Workspace según tus necesidades

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Tu empresa tiene necesidades muy distintas a las tuyas como individuo. La gran cantidad de datos que genera copa rápidamente la capacidad de almacenamiento que tienen las cuentas personal; no permiten la colaboración al nivel que las herramientas enfocadas en los negocios lo requiere, pues sus fines son que tú, y solo tú, tengas acceso a tu información.

4 funciones de Workspace para Empresas que mejoran el trabajo colaborativo

1. Conectividad

Mantén a tu equipo conectado desde cualquier lugar vía correo electrónico, chat o video conferencia. Además, reduce el tiempo destinado a sincronizar los horarios de tu equipo con un calendario interactivo.

Estas son las aplicaciones que te lo permiten:

Gmail

Utiliza cuentas de correos electrónicos con tu dominio corporativo, gestiona los accesos de los colaboradores de forma centralizada (es decir, tú, como administrador, otorgas los accesos y los retiras cuando sea necesario).

Por si fuera poco, sincronizas la información que tengas en tus cuentas de Microsoft Outlook, Apple Mail y Mozilla Thunderbird.

Calendario

Con Google Calendar programas reuniones sin necesidad de preguntar las disponibilidades de tus colaboradores de manera manual, ya que cualquier miembro de tu equipo ve cómo están organizadas las agendas de todos. Compartes tu calendario con clientes y colaboradores externos.

Google Chat

Con esta aplicación tu equipo se comunica como si compartiera el mismo espacio, aun trabajando a distancia. No solo envías mensajes directos, sino que creas grupos de trabajo y compartes archivos de forma inmediata y segura.

Google Meet

Ahorra costos y tiempos de traslados con esta solución que le permite a tu equipo acceder a reuniones desde su computadora, tablet o smartphone. Lo único que necesitan es entrar desde un evento en su calendario, invitación por correo electrónico o mediante un vínculo compartido en el momento.

2. Creatividad

Utiliza Workspace para Empresas para crear, compartir y editar contenidos de manera colaborativa, gracias a estas aplicaciones:

Documentos

Crea y edita textos en equipo, cambios que se guardan automáticamente. Por si fuera poco, consultas el historial de cambios y lo deshaces si lo necesitas.

Además, la aplicación tiene un chat integrado para que el equipo pueda mantener comunicación en tiempo real mientras trabaja en el documento.

Hojas de Cálculo

Aprovecha las innovaciones de la Inteligencia Artificial para calcular estadísticas de manera inmediata y con seguridad. Además, si tienes fuentes de datos en programas externos, como Microsoft Office, trabajas con ellos, pues son compatibles con la aplicación.

Formularios

Crea y comparte cuestionarios y encuestas para tu equipo como a tus clientes. Además, analizas los datos obtenidos a través de las Hojas de Cálculo.

Presentaciones

Ya no necesitas un software específico para realizar tus presentaciones, Google Slides te permite generarlas de manera colaborativa y gestionar quiénes pueden editar, ver o agregar comentarios.

Sites

Puedes exhibir un proyecto, evento o informe con plantillas fáciles de usar y sin que necesites conocimientos de diseño y programación. Asimismo, si deseas generar un dominio para algún sitio, Google te acompaña en el proceso de alojamiento con alguno de sus socios.

App Maker

Esta herramienta es esencial para empresas que ponen énfasis en la innovación tecnológica. Con ella desarrollas tus propias aplicaciones y las conectas con los datos que tienes en Gmail, Calendar y las Hojas de Cálculo. De esta forma, tus recursos funcionan como un traje a la medida confeccionado desde y para tu organización.

Keep

Funciona como un tablero de notas que se actualiza automáticamente cada vez que editas o agregas información. Esta herramienta te da la posibilidad de tener siempre a la mano un banco de ideas generado por tu propio equipo.

3. Acceso

¿Cuánto tiempo pierdes intentando encontrar ese archivo importante que guardaste el año pasado? Con Workspace, te olvidas de este inconveniente ya que cuenta con aplicaciones para gestionar la información de manera óptima:

Drive

Almacena tus archivos sin importar su formato (trabaja con más de 40 tipos diferentes) y gestiona quienes tienen accesos como propietarios, editores o simplemente como visitantes. Además, gracias a la Inteligencia Artificial, Drive te muestra el material que necesitas, incluso antes de que comiences a buscarlo.

Cloud Search

Localiza cualquier información de tu empresa rápidamente, no importa si está guardada en una bandeja de Gmail, Hojas de Cálculo o Drive, pues Cloud Search funciona como un motor de búsqueda de Google, pero aplicado al ámbito de tu organización.

4. Control y Seguridad

Estas son las aplicaciones que puedes utilizar para resguardar la seguridad de tus datos empresariales:

Consola del administrador

Protege los datos de tu organización controlando quiénes tienen acceso a ellos y monitoreando cómo son utilizados.

Vault

Esta aplicación resulta particularmente valiosa para tu departamento legal, pues da acceso a información de cuentas suspendidas (por ejemplo, cuando un colaborador es trasladado a otra área o desvinculado) y ayuda a generar auditorías sobre los usos que se hace con los contenidos de tu empresa.

Las aplicaciones de Workspace facilitan el trabajo en equipo y también ofrecen control total en el uso de los datos de tu organización, en comparación con las herramientas gratuitas.

Workspace Vs herramientas gratuitas online

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Armamos el siguiente versus entre Workspace y diversas herramientas gratuitas online, para que evalúes tus opciones.

Primer round: Productividad y trabajo colaborativo

Workspace vs Trello

Las apps que conforman Workspace no solo contribuyen a que todos los trabajadores de una empresa usen el mismo sistema operativo, programas, calendarios y otras apps que ayudan al flujo de la información; sino que la productividad es mayor también por el hecho de operar simultáneamente en línea.

Por su parte, Trello es una herramienta que cuenta con una versión básica gratuita y que, a través de tarjetas y paneles, permite organizar tareas, y coordinar a los equipos de trabajo digitalmente y bajo un sistema de uso colaborativo, posibilitando la creación de diversos proyectos con temáticas totalmente distintas entre sí.

Sin embargo, para terminar de poner a ambas herramientas en la balanza, es necesario aclarar que mientras Workspace es un paquete de aplicaciones de colaboración para los equipos, Trello se basa específicamente en la gestión colaborativa de proyectos. Bien lo analiza GetApp en su propio versus.

Segundo round: Comunicación

Workspace vs Zoom

Workspace considera varias aristas comunicacionales de una empresa. Desde la importancia de tener un dominio personalizado para despachar emails corporativos, hasta la posibilidad de ejecutar Google Chat cada vez que los miembros de un equipo quieren enviarse mensajes directos, crear grupos de trabajo o compartir archivos de forma segura.

Esta aplicación además realiza video llamadas con hasta 100 personas en licencias Business Starter, 150 personas y función de grabación en licencias Business Standard, 250 participantes, función de grabación y seguimiento de asistencia en licencias Business Plus y videoconferencias de 250 participantes, función de grabación, seguimiento de asistencia, reducción del ruido y transmisiones en vivo para el dominio en licencias Enterprise, permitiendo que se conecten desde cualquier dispositivo y lugar, sin tener que hacer registros ni descargas.

En tanto, para utilizar Zoom cada usuario debe descargar la app, crear una cuenta e invitar a otros usuarios para tener video conferencias, realizar demostraciones en línea u organizar webinars. Es un desarrollo que también permite agendar eventos tanto en Google Calendar como Microsoft Outlook.

Tercer round: Almacenamiento y gestión de documentos

Workspace vs Dropbox vs Box

En esta sección, Google Workspace no solo cuenta con espacio de 30 gigabytes, 2 TB, 5 TB e ilimitada dependiendo del plan, sino que además tiene una interfaz especial para almacenar y administrar archivos en diversos formatos.

Desde documentos a hojas de cálculo, presentaciones y formularios, cada archivo puede compartirse individualmente o en carpetas para poner a disposición de equipos de trabajo completos o terceros, quienes accederán a verlos o editarlos desde cualquier dispositivo y momento.

Por su parte, el servicio de alojamiento de archivos en la nube Dropbox ha liderado el mercado por más de 10 años gracias a que, por medio de una interfaz amigable, permite almacenar hasta 16 gigabytes y compartir archivos de gran peso, inclusive a quienes no están interesados en generarse una cuenta en esta plataforma.

Mientras que Box, utilizado especialmente por empresas de seguridad y finanzas, que necesitan resguardar la información que tienen en línea -y que de igual manera comparten-; ofrece hasta 10 gigas para que los integrantes de un equipo accedan, editen, compartan y comenten fácilmente desde cualquier dispositivo.

Maximiza el potencial de tus equipos

Dejar atrás los procesos lentos, información desorganizada y gastos innecesarios en hardware y equipamiento, y enfócate en empoderar a tus equipos con la plataforma colaborativa correcta.

Workspace concentra en un solo lugar todas las herramientas que tus equipos necesitan para trabajar de forma transparente, segura y precisa desde donde estén y usando cualquier dispositivo. ¿Estás listo para llegar al siguiente nivel?

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Transforma tu ambiente laboral y empodera a tus colaboradores con las herramientas de Workspace.


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